Agente de leitura de documentos para contas a pagar

O desafio

As contas a pagar são o processo onde o custo do trabalho manual é mais fácil de medir: alguém abre a factura do fornecedor, lê os números, digita-os no ERP e confere-os contra a nota de encomenda e a mercadoria recebida.

A automação por regras falha aqui porque não há dois fornecedores a desenhar a factura da mesma maneira, e as excepções — uma entrega parcial, uma diferença de preço, uma referência em falta — são precisamente os casos que interessam.

O que construímos

O agente recebe o documento, extrai fornecedor, datas, referências, linhas, IVA e totais, e concilia-o contra as notas de encomenda e as entradas de mercadoria abertas no ERP.

Quando tudo bate certo dentro da tolerância, lança o documento e regista o que leu. Quando não bate, abre uma excepção com a diferença escrita em linguagem simples e espera por uma pessoa.

Corre com privilégios mínimos — leitura dos documentos e das encomendas, escrita apenas na tabela onde tem de lançar. Todas as acções são auditáveis, com a informação usada para decidir, e um conjunto de avaliação fixo é executado a cada alteração para que a qualidade se meça em vez de se presumir.

Resultados

• Processamento directo dos documentos que conciliam, revisão apenas dos que não conciliam
• Cada decisão rastreável até à informação que a sustenta
• Qualidade medida contra um conjunto de avaliação fixo, e não por impressão